Theo dõi và thúc đẩy hồ sơ
Việc nên làm mỗi ngày với danh sách hồ sơ, cách dùng bộ lọc để tìm hồ sơ cần can thiệp, và nói gì với khách ở từng chặng.
Cập nhật 09/09/2026 · Nội dung được đối chiếu với màn hình thật trên nền tảng
Gửi hồ sơ đi không phải là xong. Khoảng cách giữa một cộng tác viên có thu nhập đều và một người không có gì nằm gần như trọn vẹn ở việc theo tới cùng những hồ sơ đã gửi.
Mười phút mỗi ngày#
Mở Hồ sơ khách hàng và làm ba việc lọc:
1. Lọc Đang xử lý — hồ sơ cần bạn nhất#
Đây là chặng chuyên viên đang làm việc với khách. Hồ sơ chết nhiều nhất ở đây, và lý do gần như luôn là một trong hai: khách không nghe máy, hoặc khách chưa gửi giấy tờ.
Việc của bạn: gọi cho khách, hỏi chuyên viên đã liên hệ chưa, nhắc họ chuẩn bị giấy tờ.
2. Lọc Đã duyệt cấp tín dụng — sắp thành tiền#
Bên cho vay đã đồng ý. Khách chỉ còn hoàn tất thủ tục để nhận tiền.
Đây là những hồ sơ gần thành hoa hồng nhất của bạn, và cũng là nhóm dễ mất nhất — khách đổi ý, khách tìm được chỗ khác, khách để đó rồi quên.
Một cuộc gọi ở chặng này thường là việc đáng giá nhất trong ngày của bạn.
3. Lọc Từ chối và Đã huỷ — chưa hẳn đã hết#
Hỏi khách xem còn nhu cầu khác không, hoặc nhu cầu ấy có thể quay lại sau vài tháng khi tình hình khác đi. Đừng xoá số của họ.
Ô tìm kiếm#
Ô Tìm kiếm nhận mã hồ sơ, tên hoặc số điện thoại — đúng như chữ gợi ý trong ô.
Dùng nhiều nhất khi khách gọi hỏi: gõ số điện thoại của họ, xem hồ sơ đang ở đâu, trả lời ngay trong lúc còn đang nói chuyện.
Nói gì với khách ở từng chặng#
| Hồ sơ đang ở | Nói với khách |
|---|---|
| Đã gửi | "Em đã gửi hồ sơ. Chuyên viên sẽ gọi cho anh/chị trong thời gian tới, anh/chị để ý điện thoại giúp em." |
| Đang xử lý | "Bên xử lý đang xem hồ sơ. Anh/chị chuẩn bị sẵn giấy tờ để khi họ hỏi là có ngay." |
| Đã duyệt cấp tín dụng | "Hồ sơ đã được duyệt. Anh/chị hoàn tất thủ tục sớm để nhận tiền nhé." |
| Đã giải ngân | "Chúc mừng anh/chị. Có ai cần vay vốn thì giới thiệu giúp em." |
| Từ chối | "Lần này chưa được. Vài tháng nữa tình hình khác đi, anh/chị cứ gọi em." |
⚠️ Ở mọi chặng, đừng hứa thay bên cho vay: không hứa chắc chắn được duyệt, không nói trước lãi suất hay hạn mức, không hẹn ngày có tiền. Xem Bạn được làm gì và không được làm gì.
Hồ sơ Đồng bộ thất bại thì sao#
Không phải việc của bạn. Đây là trục trặc kỹ thuật khi chuyển hồ sơ giữa các hệ thống; bộ phận kỹ thuật xử lý và hồ sơ sẽ đi tiếp.
Đừng tạo hồ sơ mới cho cùng một khách khi thấy trạng thái này — hồ sơ trùng có thể bị huỷ cả hai.
Đừng làm phiền khách quá mức#
Một cuộc gọi đúng lúc thì hữu ích; ba cuộc một tuần thì thành phiền. Nhịp hợp lý:
- sau khi gửi hồ sơ: nhắn một tin báo đã gửi;
- sau 3–5 ngày không thấy chuyển động: gọi một lần;
- khi hồ sơ đổi sang chặng mới: nhắn tin báo tin.
Khách nhớ tới bạn vì bạn giúp được việc, không phải vì bạn gọi nhiều.
Bài này có giúp được bạn không?